Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất báo cáo công tác duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2022 như sau:

I. Công tác chỉ đạo, điều hành

Với mục đích duy trì cải tiến và mở rộng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) TCVN ISO 9001:2015 để áp dụng cho toàn bộ các Thủ tục hành chính (TTHC) thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường theo kết quả rà soát TTHC năm 2022 của tỉnh nhằm nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý hành chính nhà nước đáp ứng yêu cầu của tổ chức và công dân; Xây dựng đội ngũ cán bộ công chức (CBCC) từng bước chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa nâng cao chất lượng hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan hành chính Nhà nước, UBND phường đã thực hiện việc duy trì, cải tiến và mở rộng Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015, cụ thể:

Ngày 25/02/2022, UBND phường Thống Nhất ban hành kế hoạch số 17/KH-UBND về việc duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại UBND phường Thống Nhất năm 2022.

Ngày 20/6/2022, UBND phường Thống Nhất ban hành Quyết định số 413/QĐ-UBND về việc Kiện toàn Ban chỉ đạo xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong lĩnh vực hành chính công tại UBND phường Thống Nhất trong đó Chủ tịch UBND là Trưởng Ban chỉ đạo, Phó Chủ tịch UBND là Phó Trưởng ban cùng các thành viên là công chức chuyên môn thường xuyên thực hiện các công việc theo TCVN ISO 9001:2015.

Ngày 14/7/2022, UBND phường ban hành Quyết định số 432/QĐ-UBND về việc ban hành danh mục tài liệu duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; Quyết định số 459/QĐ-UBND ngày 22/8/2022 về việc công bốduy trì, cải tiến và mở rộng Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

II. Kết quả triển khai thực hiện

1. Tình hình xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng:

a) Phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng

Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất đã triển khai xây dựng và áp dụng các tài liệu, quy trình đáp ứng 100% thủ tục hành chính do UBND tỉnh ban hành và đáp ứng mô hình khung HTQLCL do Bộ KHCN ban hành.

Các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường đến thời điểm hiện tại gồm 14 lĩnh vực với 128 quy trình giải quyết thủ tục hành chính. Cụ thể so với năm 2021 chỉnh sửa, bổ sung 62 quy trình, mở rộng 11 quy trình, bãi bỏ 11 quy trình.

b) Việc xây dựng tài liệu HTQLCL, các quy trình/hướng dẫn thuộc mô hình khung theo quy định tại Quyết định số 01/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ, các quy trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn (TTHC) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

Ủy ban nhân dân phường đã phối hợp với đơn vị tư vấn tổ chức tập huấnduy trì, cải tiến và mở rộng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2015, thực hiện đánh giá nội bộ với mục đích đào tạo kiến thức cho cán bộ, công chức nhằm phát huy vai trò của hệ thống quản lý chất lượng trong công tác cải cách thủ tục hành chính. UBND phường cũng cử 03 đồng chí (01 lãnh đạo 02 công chức chuyên môn) tham gia đầy đủ tập huấn về Hướng dẫn áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước do Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức.

c) Việc áp dụng trên thực tế hệ thống văn bản, tài liệu và quy trình khi được Người đứng đầu cơ quan phê duyệt

Thực hiện đầy đủ việc niêm yết công khai tại bộ phận "Một cửa" Chính sách chất lượng theo TCVN 9001:2015; niêm yết Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng và quy trình giải quyết nội bộ các thủ tục hành chính.

d) Việc thực hiện đánh giá nội bộ, khắc phục các điểm không phù hợp

Xây dựng Chương trình và thực hiện đánh giá nội bộ đảm bảo đúng theo quy trình. Tổ chức họp xem xét về xây dựng, áp dụng và vận hành Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2015. Qua đó Các bộ phận thực hiện giải quyết đúng các trình tự thủ tục hành chính đã niêm yết và trả hồ sơ trước hoặc đúng hẹn cho tổ chức, cá nhân đến giao dịch.

đ) Tiến hành xem xét của Lãnh đạo, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, bảo đảm phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, quy định của pháp luật và thực tế tại cơ quan.

Ủy ban nhân dân phường Thống Nhất đã phổ biến, hướng dẫn cho cán bộ các bộ phận chuyên môn việc đánh giá chất lượng nội bộ, tuân thủ các quy trình giải quyết công việc, giải quyết các thủ tục hành chính theo nội dung quy trình đề ra đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc.

Việc xem xét của lãnh đạovề Hệ thống quản lý chất lượng được lồng ghép vào các cuộc họp giao ban hàng tháng. Tùy theo tình hình thực tế, lãnh đạo cơ quan có thể quyết định các cuộc họp xem xét đột xuất đối với hệ thống quản lý chất lượng.

2. Việc duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng:

a) Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng.

Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện đảm bảo theo quy định.

Cán bộ, công chức đã tổ chức, thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên, hồ sơ tài liệu được sắp sếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc.

Việc cập nhật các thay đổi các văn bản chỉ đạo điều hành và các ý kiến phản hồi của các tổ chức, công dân là căn cứ cho hoạt động cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

b) Thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của Lãnh đạo tối thiểu một năm một lần để bảo đảm Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, quy định của pháp luật và thực tế công tác tại cơ quan, đơn vị.

Ủy ban nhân dân phường đã xây dựng Chương trình và thực hiện đánh giá nội bộ đảm bảo đúng theo quy trình. Tổ chức họp xem xét về xây dựng, áp dụng và vận hành Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2015.

Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đã đem lại những hiệu quả khả quan, giúp cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý các văn bản, giải quyết các thủ tục hành chính nhanh chóng, đúng thời gian. Từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm tác động tiêu cực khi giải quyết các thủ tục hành chính cho các tổ chức, công dân.

c) Thực hiện công bố lại theo quy định khi có sự điều chỉnh mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.

Sau khi hoàn thành việc triển khai và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, Ủy ban nhân dân phường đã ban hành Quyết định số 459/QĐ-UBND ngày 22/8/2022 về việc công bốduy trì, cải tiến và mở rộng Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

3. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính:

III. Đánh giá, nhận xét và đề xuất, kiến nghị

1. Nhận xét, đánh giá

a) Tự đánh giá về hiệu quả của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, đơn vị:

Công tác duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đang được thực hiện thuận lợi, việc áp dụng các quy trình đã mang lại hiệu quả thiết thực, phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.

b) Nêu những thuận lợi, khó khăn và những vấn đề tồn tại trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, đơn vị, phân tích nguyên nhân:

* Thuận lợi

- Được sự quan tâm của Ủy ban nhân dân thành phố, Phòng Kinh tế thành phố trong việc hỗ trợ duy trì, cải tiến và mở rộng Hệ thống QLCL TCVN 9001:2015.

- Sự quyết tâm của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường, tập thể cán bộ, công chức tham gia tích cực trong việc duy trì, cải tiến và mở rộng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương.

-Ủy ban nhân dân phường triển khai áp dụng ISO và xem đó là công cụ quản lý hữu hiệu trong công việc. Công tác duy trì, cải tiến và mở rộng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 đang được thực hiện thuận lợi; việc áp dụng các quy trình đã mang lại hiệu quả thiết thực, phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.

*Khó khăn

Bên cạnh những thuận lợi trên việc duy trì, cải tiến và mở rộng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại UBND phườngcòn gặp phải một số khó khăn:

- Cán bộ, công chức phụ trách xây dựng và duy trì, cải tiến, mở rộng hệ thống ISO của các bộ phận đều kiêm nhiệm nên thời gian dành cho việc theo dõi áp dụng và duy trì HTQLCL tại các bộ phận gặp nhiều khó khăn; cập nhật, sửa đổi, rà soát tài liệu hệ thống còn chậm.

2. Đề xuất, kiến nghị

Qua công tác theo dõi, kiểm tra, giám sát việc xây dựng, áp dụng và duy trì cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại các bộ phận, Ban chỉ đạo ISO phường có một số đề xuất, kiến nghị như sau:

- Đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ, Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng tỉnh, Ủy ban nhân dân thành phố quan tâm, hàng năm mở các lớp đào tạo nghiệp vụ nâng cao về HTQLCL cho cán bộ, chuyên viên phụ trách ISO ở các đơn vị đã xây dựng và duy trì hệ thống có kiến thức sâu hơn để việc nghiên cứu, tìm hiểu, áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 ở Ủy ban nhân dân các phường, xã thực sự đem lại hiệu quả cao.

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2015

Lãnh đạo, cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân phường Thống Nhất thực hiện đúng nguyên tắc và hướng tới phương châm trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao cần thực hiện

“Đúng luật, công tâm, trách nhiệm, kịp thời

và hiệu quả”

Để đáp ứng được điều này Uỷ ban nhân dân phường Thống Nhất cam kết:

1. Thường xuyên cải tiến kỹ năng, phương pháp làm việc, phương thức lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành.

2. Thường xuyên rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực, thực hiện đầy đủ các quy định về kiểm soát thủ tục hành chính. Để đáp ứng được điều này Uỷ ban nhân dân phường Thống Nhất cam kết:

3. Xây dựng tổ chức bộ máy hành chính thông suốt, trong sạch, hiện đại, hiệu lực, hiệu quả; chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có đủ phẩm chất, năng lực và trình độ đáp ứng yêu cầu phục vụ tổ chức, công dân.

4. Quan tâm các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành, triển khai thực hiện của cơ quan, đơn vị và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, công dân trong việc tiếp cận, giải quyết thủ tục hành chính.

5. Duy trì, liên tục cải tiến để nâng cao hiệu lực, hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:2015